Vad är jobbhantering?
En arbetsorder är beskrivningen av ett jobb som ska utföras: vad, var, när och av vem. Jobbhantering är att planera och följa jobben från signerad offert till färdigt och fakturerat. En arbetsorder kallas ibland också arbetsordersedel eller serviceorder.
Vad betyder det för ett bygg- eller tjänsteföretag?
När offerten är signerad ska rätt information nå rätt hantverkare. Saknas den blir det fel material, extra resor och missnöjda kunder. Bra jobbhantering gör också att tid och material registreras direkt, så att faktureringen blir rätt och snabb.
Räkneexempel
Räkneexempel – siffrorna är påhittade för att visa hur det fungerar, inte resultat från en verklig kund.
En firma låter samma jobb gå från förfrågan till offert, vunnet och pågående i ett gemensamt arbetsflöde. Bilder, anteckningar och uppgifter ligger kvar på jobbet, så kontoret slipper skriva om offerten till en arbetsorder.
Så gör du
- Skapa arbetsorder direkt från den signerade offerten.
- Tilldela personal och datum.
- Samla bilder, tider och material på jobbet.
- Markera klart och gå vidare till fakturering.
- Spara dokumentationen kopplad till kunden.
Vad ska en arbetsorder innehålla?
- Kund, adress och kontaktperson.
- Beskrivning av jobbet och vad som ingår enligt offerten.
- Datum, tid och ansvarig personal.
- Material och eventuella maskiner.
- Plats för tidrapport, bilder och egenkontroll.
Från offert till faktura
Det bästa flödet är när informationen bara behöver skrivas in en gång. Offerten blir arbetsorder, arbetsordern får tid, material och bilder under jobbet, och när jobbet markeras klart finns allt underlag för fakturan och ROT-ansökan. Då slipper kontoret jaga tidrapporter och kvitton, och kunden får sin faktura snabbare.
Vanliga misstag
- Att arbetsordern skrivs om för hand från offerten.
- Att ändringar på plats inte dokumenteras.
- Att bilder och egenkontroller ligger i montörernas telefoner.
Vanliga frågor om Jobbhantering
Vad är skillnaden mellan arbetsorder och offert?
Offerten beskriver vad kunden köper och till vilket pris. Arbetsordern beskriver hur jobbet ska utföras och av vem. Arbetsordern skapas när offerten har signerats.
Vad ska en arbetsorder innehålla?
Kund, adress, vad som ska göras, material, ansvarig och tidsplan. Den bygger på den accepterade offerten.
Vilka program finns för jobbhantering?
Det finns många system för bygg- och servicefirmor. Välj ett där förfrågan, offert och jobb hänger ihop. I Smart.nu för Företag samlar Jobb och arbetsflöden förfrågningar och jobb från nytt inflöde till avslutat arbete. Projekt och genomförande och ekonomi med faktura är kommande delar av Smart.nu.