Vad är offertuppföljning?
Offertuppföljning är att höra av sig till kunden efter att offerten skickats för att svara på frågor, påminna och få ett beslut. Det kan göras med samtal, SMS eller mejl, och delvis med automatiska påminnelser.
Vad betyder det för ett bygg- eller tjänsteföretag?
Många offerter dör i tystnad: kunden tänkte svara men hann inte, eller väntade på att du skulle höra av dig. En enkel uppföljning är det billigaste sättet att vinna fler jobb, eftersom du redan lagt tiden på hembesök och kalkyl.
Räkneexempel
Räkneexempel – siffrorna är påhittade för att visa hur det fungerar, inte resultat från en verklig kund.
En firma går varje måndag igenom alla offerter som öppnats men inte fått beslut och ringer kunderna. Om 30 offerter i månaden följs upp och tre extra blir signerade är det tre jobb som annars hade runnit ut i sanden.
Så gör du
- Ring eller SMS:a 2–3 dagar efter skickad offert.
- Följ upp igen efter en vecka.
- Fråga öppet: "Är det något i offerten du vill att vi går igenom?"
- Notera utfallet så du lär dig varför du vinner eller förlorar.
Vad ska du säga?
Håll det kort och hjälpsamt. Fråga om kunden hunnit läsa offerten, om något är oklart och om det finns frågor om tidplan eller ROT-avdrag. Fråga sedan vad som behövs för att kunden ska kunna bestämma sig. Om kunden valt någon annan: tacka, och fråga gärna vad som avgjorde.
Automatisk uppföljning
Automatisk uppföljning är påminnelser och meddelanden som systemet skickar eller schemalägger, så att ingen förfrågan eller offert glöms bort. Påminnelserna kan gå till dig eller till kunden, och skickas via mejl, SMS eller notiser i en app.
Vad betyder automatisk uppföljning för din firma?
Hantverkare står på bygget, inte vid datorn. Automatik ser till att uppföljningen blir av även en stressig vecka. Kunden får snabbt besked om att förfrågan kommit fram, och du blir påmind om offerter som väntar på svar. Det är ett av de enklaste sätten att förbättra svarstiden och vinna fler av de offerter du redan skickat.
Så gör du
- Skicka en automatisk bekräftelse när en förfrågan kommer in.
- Få en påminnelse när en offert inte signerats efter ett visst antal dagar.
- Ha färdiga SMS- och mejlmallar som du skickar med ett klick.
- Bestäm hur många påminnelser som är rimligt innan offerten räknas som förlorad.
- Gör det personligt: automatiken ska påminna dig att ringa, inte ersätta samtalet.
Vad ska automatiseras – och vad inte?
Automatisera det som är likadant varje gång: bekräftelse på förfrågan, påminnelse om offert, kallelse till besiktning och tack efter jobbet. Låt det som kräver omdöme vara personligt: frågor om jobbet, prisdiskussioner och hantering av missnöjda kunder. Kunden ska aldrig känna att hen pratar med en maskin när det spelar roll.
Räkneexempel
Räkneexempel – siffrorna är påhittade för att visa hur det fungerar, inte resultat från en verklig kund.
En byggfirma skickar 30 offerter i månaden och ställer in påminnelser efter 3 och 7 dagar. Om fem offerter som annars hade glömts bort följs upp, och två av dem blir jobb, ger automatiken två extra jobb i månaden.
Offertuppföljning i Smart.nu för Företag
I Smart.nu för Företag skickas offerter från Offerter, och säljaren kan se offertens status från utkast till skickad och slutligt utfall och när kunden har öppnat den. Uppföljningen läggs som uppgift på jobbet eller som bokning i kalendern, så att den syns för rätt person. Strukturerade förlustanledningar visar varför affärer inte blev av.
Automatisk uppföljning – där systemet följer upp leads, offerter och jobb enligt regler du godkänt och lämnar över till en människa när det behövs – är en kommande funktion i Smart.nu för Företag.
Vanliga misstag
- Att aldrig följa upp av rädsla för att verka påträngande.
- Att följa upp för ofta.
- Att inte notera vad kunden sa.
Vanliga frågor om Offertuppföljning
Hur många gånger ska jag följa upp?
Två–tre gånger räcker oftast: efter några dagar, efter en vecka och strax innan offerten går ut.
När ska jag följa upp en offert?
Ringa eller skicka ett meddelande inom 2–3 dagar, och igen före giltighetstidens slut.
Vad säger jag när jag följer upp?
Fråga om offerten är tydlig och om kunden har frågor. Erbjud att gå igenom den, i stället för att bara fråga om de har bestämt sig.
Upplevs automatiska påminnelser som tjatiga?
Inte om de är få, personliga och kommer vid rätt tid. Två till tre påminnelser med några dagars mellanrum är en rimlig nivå.
Vilka utskick kan automatiseras?
Bekräftelse på förfrågan, påminnelse om obesvarad offert, påminnelse före sista giltighetsdag och förfrågan om omdöme efter avslutat jobb.
Behöver jag ett CRM för automatisk uppföljning?
I praktiken ja. Systemet måste veta vilka offerter som är öppna för att kunna skicka rätt påminnelse. Läs mer om CRM.