Vad är digital signering?
Digital signering är när ett avtal eller en offert godkänns elektroniskt i stället för med penna på papper. I Sverige görs det ofta med BankID, men det finns också enklare varianter där kunden godkänner med ett klick eller en kod via SMS. Begreppen digital signatur och elektronisk underskrift används ofta som synonymer.
Vad betyder det för ett bygg- eller tjänsteföretag?
Varje steg mellan "ja" och signerat avtal är en risk att kunden ångrar sig eller väljer någon annan. Med digital signering kan kunden säga ja samma kväll, i mobilen, utan att skriva ut något. Du får en notis när det är klart, och avtalet sparas automatiskt. För ROT-avdrag kan du samtidigt samla in personnummer och fastighetsbeteckning.
Räkneexempel
Räkneexempel – siffrorna är påhittade för att visa hur det fungerar, inte resultat från en verklig kund.
En takfirma skickar 20 offerter i månaden. Med PDF-offerter tar det i snitt fem dagar innan kunden återkommer. Med digital signering i offerten svarar kunden oftare samma vecka. Om två extra offerter per månad signeras innan konkurrenten hunnit lämna sin, blir det 24 extra jobb per år.
Så gör du
- Skicka offerten som länk i stället för PDF.
- Låt kunden läsa, ställa frågor och signera direkt i mobilen.
- För större jobb kan en signeringstjänst med BankID ge starkare identifiering där du vill ha stark identifiering.
- Se till att villkor och eventuella ändringar finns med i det som signeras.
- Få notis när kunden signerat och gå direkt vidare till planering.
Är digital signering juridiskt giltig?
Ja. Inom EU regleras elektroniska underskrifter av eIDAS-förordningen, och en elektronisk underskrift får inte nekas rättslig verkan bara för att den är elektronisk. I Sverige är de flesta avtal formfria, vilket betyder att de kan ingås både muntligt, skriftligt och digitalt. Det som skiljer varianterna åt är hur lätt det är att bevisa vem som signerade. Med BankID är identiteten kopplad till personnumret, vilket ger stark bevisning. Vissa handlingar, som köp av fast egendom, kräver fortfarande underskrift på papper.
Olika nivåer av elektronisk underskrift
- Enkel elektronisk underskrift: till exempel att kunden klickar "Godkänn" eller anger en kod. Snabbt men svagare bevisning.
- Avancerad elektronisk underskrift: kopplad till personen och skyddad mot ändringar, till exempel med BankID.
- Kvalificerad elektronisk underskrift: den högsta nivån enligt eIDAS, med särskilda certifikat. Används sällan för hantverksjobb.
Digital signering i offertflödet
För en hantverkare är signeringen sista steget i offerten. Kunden öppnar en digital offert, läser beskrivning, pris efter ROT och villkor, och signerar digitalt. Ett bra system sparar avtalet och skickar en kopia till båda parter. Inget behöver skrivas ut, skannas eller skickas med post, och du slipper jaga underskrifter.
I Offerter i Smart.nu för Företag kan kunden signera offerten digitalt eller fysiskt.
Det gör också uppföljningen enklare. Du ser vilka offerter som öppnats men inte signerats och kan ringa vid rätt tillfälle i stället för att gissa.
Vanliga misstag
- Att ändra offerten efter signering utan ny signering.
- Att villkoren ligger i en separat PDF som kunden aldrig ser.
- Att signerade avtal sparas i en mejlkorg i stället för kopplat till kunden.
Nästa steg
Vanliga frågor om Digital signering
Är en digitalt signerad offert lika giltig som en på papper?
Ja, ett avtal kräver i regel ingen viss form. Det viktiga är att du kan visa vem som godkände, vad som godkändes och när. Spara därför alltid den signerade versionen.
Behöver kunden ha BankID?
Inte nödvändigtvis. Många system erbjuder också signering via SMS-kod eller e-post, men BankID ger starkare bevisning.
Kan en digitalt signerad offert ångras?
Konsumenter har i vissa fall ångerrätt enligt distansavtalslagen, till exempel när avtalet ingås på distans eller vid ett hembesök. Ångerfristen är i regel 14 dagar. Ta med information om ångerrätt i villkoren.
Är digital signering säker?
Med BankID är identifieringen stark, och en bra signeringstjänst skyddar dokumentet mot ändringar efter signering. Spara alltid det signerade dokumentet och signeringsunderlaget, så att du kan visa vem som signerade och när. Välj en leverantör som lagrar data säkert inom EU.